建筑施工企業系列風險管控——印章管理

2018-02-01 00:00:00   來源：    點擊：1682   喜歡：0

建筑施工企業的印章管理水平的高低，直接反映了其自身對公章法律風險管控的能力，司法實踐中，施工企業大量的因公章管理引發的案例反映出公章管理在施工企業風險管控的地位。下面分三期針對施工企業公章風險管控的方面的法律知識進行解答，與施工企業管理者進行共同關注有關公章的管理。

 

1、施工企業印章分哪幾種，分別有什么用途?

 

答：施工企業印章主要分為五種：

 

(一)公章，用于施工企業對外事務處理，工商，稅務，銀行等外部事務處理事需要加蓋。

 

(二)財務專用章，用于施工企業票據的出具，支票等在出具時需要加蓋，通常稱為銀行大印鑒。

 

(三)合同專用章，顧名思義，通常在施工企業簽訂合同時需要加蓋。

 

(四)法定代表人章：用于特定的用途，施工企業出具票據時也要加蓋此印章，通常稱為銀行小印鑒。

 

(五) 發票專用章，在施工企業開具發票時需要加蓋。

(六) 項目部公章，只用于項目部在施工過程中在法人的授權范圍內進行的業務活動使用。一般大中型項目部刻制較多，該章使用的比較頻繁和繁雜，故此該章的使用風險較大，管控也較難度大。尤其在人員更替和項目收尾階段易引發使用法律風險，施工企業對該章的管控尤為重要。

(七) 項目工程資料專用章，用于施工企業的項目資料管理專用，不得作為他用。但是該章一旦在項目上的其他民事活動方面使用也會不同程度的被司法部門認為具有民事法律效力，故此該章在刻制是應有明確標志，提醒民事主體相對方，該章的法律效力。這樣才能管控使用中的法律風險。

 

2、刻制施工企業印章需要什么程序和手續?

 

答：通常來說，企業需要拿著稅務登記證副本，營業執照副本，法人身份證，先到公安局登記備案，公安局開出證明后，到指定的地點刻章，一般需提供以上材料的原件及復印件。

 

3、刻制施工企業印章有什么特別的要求?

 

答：《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》對施工企業印章的管理提出了具體的要求：

 

(一) 圓形;

 

(二)直徑不得大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊單位名稱，自左而右環行;

 

(三)所刊名稱，應為法定名稱。如名稱字數過多不易刻制，可以采用規范化簡稱;

 

(四)印章所刊漢字，應當使用國務院公布的簡化字，字體為宋體;

 

(五)其他專用印章(包括經濟合同專用章、財務專用章等)，在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區別，經本單位領導批準后可以刻制;

 

(六)應到當地公安機關指定的刻章單位刻制。

4、印章被盜、搶或丟失了怎么辦?

 

答：如果確屬印章被盜(搶)，則由該因引起印章的使用而發生的糾紛，企業不承擔責任。

 

首先因為公章在公安機關有備案，所以丟失后第一步應該由法人代表帶身份證原件及復印件、工商營業執照副本原件及復印件到丟失地點所轄的派出所報案，領取報案證明；

 

接著要讓公眾知曉你丟失的公章已經作廢，所以公章丟失后的第二個步驟就是持報案證明原件及復印件;工商營業執照副本原件及復印件在市級以上每日公開發行的報紙上做登報聲明，聲明公章作廢。報紙會在第二天刊登。在哪個報紙登報聲明可詢問當地工商局，每個地方規定不同。而這里需要提醒大家注意的是，大部分報社都會要求施工企業全體股東到場簽署同意登報聲明才許可予以登報，這也為許多施工企業的公章遺失補辦設置了一定障礙；

 

第三個步驟就應該持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案：《營業執照》副本復印件、法定代表人身份證復印件2份、企業出具的刻章證明、法人委托授權書、所有股東身份證復印件各一份、股東證或者工商局打印的股東名冊、派出所報案回執及登報聲明的復印件；

 

第四個步驟，辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導下新刻印章了，新刻的印章需要與之前丟失的印章有不同，些許不同也可以。

 

最后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個新的印章了。

第五個步驟，及時通報已有客戶。

 

5、能否只用公章不用其他印章?

 

答：不能。法律對某些情況下該用何種印章有強制性規定。如《中華人民共和國發票管理辦法》明確發票只能加蓋發票專用章。

6、不同的印章是否有法律效力大小的區別?

 

答：沒有嚴格意義上法律效力大小高低的區別，只要是符合法律規定的蓋章要求并且意思表示真實，印章均為有效。但是，由于印章的使用范圍大小不同，導致人們以為印章有效力大小之分。

 

公章在所有印章中具有最廣的使用范圍，是法人權利的象征，在現行的立法和司法實踐中，審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動是否成立和生效的重要標準。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章)，均可以公章代表法人意志，對外簽訂合同及其他法律文件，具有極高的法律效力，凡是以施工企業名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他施工企業材料均可使用公章。

 

7、公章可以代替合同專用章嗎?

 

答：可以。

 

在合同、協議的簽訂中，公章和合同專用章具有同等法律效力。《最高人民法院關于在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》第四條將公章與合同專用章并列使用，也足以說明公章與合同專用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。

 

8、公章可以代替法定代表人章嗎?

 

答：視具體情況而定，如委托授權書上應有法定代表人簽字或蓋章，此時僅有公章是不行的。

 

9、什么是電子印章?

 

答：自《電子簽名法》（實施時間為2005年4月1日）實施后，電子印章(簽名)就具有了合法地位。

 

所謂電子印章(簽名)并不是實體印章的圖像化，而是數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。通俗點說，電子印章(簽名)就是一個能夠識別出具體蓋章人(簽名人)的電子數據密鑰。

10、什么情況下可以使用電子印章，什么情況下不行?

 

答：除了法律法規規定不適用電子文書的情況，都可以約定使用電子印章。

 

電子印章不適用于：

 

(一)涉及婚姻、收養、繼承等人身關系的;

 

(二)涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的;

 

(三)涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業服務的;

 

(四)法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形。

 

11、合同上沒有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字，合同是否有效?

 

答：有效，除非約定合同生效需簽字并蓋章。

 

《合同法》第三十二條規定：“當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”因為法定代表人以建筑施工企業名義從事民事活動時代表建筑施工企業，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。

 

同理，雖然沒有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了建筑施工企業相應的授權，那么合同一樣是有效的。

但是如果合同有特別注明生效條件的除外。

 

12、合同所蓋印章并非合同專用章，而是采購專用章、項目部專用章等，合同是否有效?

 

答：除非有證據證明相反事實，否則一般認定為有效。

 

合同上加蓋的印章雖然并非合同專用章，不符合簽訂合同的一般原則和規定，但這是該建筑施工企業自身管理方面存在的漏洞，如該建筑施工企業不能提交相應的證據，證明合同所涉印章與建筑施工企業無關或為他人私蓋，即可被認定為建筑施工企業承認合同的效力。

 

另一方面，《合同法》第三十七條規定：“采用合同書形式訂立合同，在簽字或者蓋章之前，當事人一方已經履行主要義務，對方接受的，該合同成立”，因此如果對方已按合同履行主要義務而該建筑施工企業接受的，則合同無須簽字、蓋章也已經成立生效。

 

13、公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔保合同是否有效?

 

答：有效。建筑施工企業作為獨立的企業法人，建筑施工企業印章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證，建筑施工企業負責人或其他管理人員，經過建筑施工企業授權后，只是印章暫時的持有者和保管者，其行使建筑施工企業印章所產生的權利義務，應由該建筑施工企業來承擔責任，而不應由持有者或保管者承擔責任。建筑施工企業自愿將建筑施工企業印章外借他人使用，應視為建筑施工企業授權他人使用建筑施工企業印章，該印章所產生的權利義務關系應由該建筑施工企業承擔。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效，建筑施工企業需要承擔擔保責任的。

 

14、建筑施工企業章程可以約定印章的使用規則嗎，違反章程使用印章簽訂的合同是否有效?

 

答：建筑施工企業章程可以約定印章的使用規則，但由于章程僅對內有約束力，如果相對人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章損害建筑施工企業利益的人需要對建筑施工企業承擔賠償責任。

 

15、合同上加蓋建筑施工企業分公司的印章是否有效?

 

答：建筑施工企業分公司雖然沒有獨立法人地位，但建筑施工企業分公司也領取營業執照，能夠成為民事訴訟的主體，因此，在合同上加蓋建筑施工企業分公司的印章，一般也認定合同有效，相關的民事責任由分公司的母公司建筑施工企業承擔。

 

16、建筑施工企業經營過程中在印章方面會遇到哪些風險?

 

答：建筑施工企業在印章方面常見的風險主要有以下幾種：

 

(一) 他人使用假冒的印章；

 

(二) 他人使用掃描打印出來的印章；

 

(三) 對方使用的是沒有備案、沒有資質的內設部門章；

 

(四) 使用有數碼符號的印章(建筑施工企業為了滿足其流動性的需求，可能刻制帶有特殊意義的編號的印章)；

 

由于上述風險的高發，建筑施工企業企業應該提高警惕，在交易時做好審查工作。例如，可以通過要求對方提供建筑施工企業的刻章許可或者委托律師調查對方的印章備案情況來檢查印章的真偽性，仔細審查是否有油印等公章正常使用時所具有的印跡，拒絕對方不符合規范地使用印章等。

 

17、建筑施工企業更改名稱后已使用新印章，蓋有原印章的合同對建筑施工企業是否仍有效力?

 

答：有效。企業名稱的變更并不影響變更后的建筑施工企業承擔原建筑施工企業的債務，蓋有原企業名稱印章的文件對變更后的建筑施工企業依然具有法律效力，因此對原企業名稱印章應當妥善保管，可以明確保管責任人，并及時對該印章進行上繳工商部門封存或銷毀并登記備案，以降低日后不必要的法律風險。

18、如何識別印章的真假?

 

答：(一)看字體。根據前述規定，印章必須要用宋體字，如果對方加蓋的印章并非宋體字，應該就是假冒的印章了。

 

(二)看顏色。由于質材和力度的原因，真正加蓋的公章的顏色往往不均勻，而電腦制作的印章則顏色一致，而且也更加鮮明。

 

(三)看形狀，包括字的形狀和周圍圓圈的形狀。首先，無論是圓形還是橢圓形的印章，雖然字都不是橫平豎直的，但是每個字單獨看都是規規矩矩的長方形，不可能扭曲，或者上面胖下面瘦看起來呈梯形。其次，其次是看印章周圍圓圈的形狀，這個圓圈是有一定寬度的，并且仔細看邊緣(包括印章上字的邊緣)，不可能非常平滑，經常有一些小缺口、小棱角或者小空白，這也是由于沾油墨和蓋印的過程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒有這些問題，完美的只能用假來形容了。

 

(四)看角度。雖然絕大多數人蓋章的時候都希望把章蓋的很正，但是總會出現一點點偏差，特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時默認情況下肯定100%是正的。

 

(五) 看位置。看看公章是蓋在協議的空白處，還是蓋在文字上。一般而言，真印章都蓋在建筑施工企業名稱上，而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處，因為假印章是電腦做的，如果蓋在文字上就會擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來更真，也會蓋在文字上，這個時候你需要仔細看一下，印章上的字和紙上印刷的字重合的地方，如果是真印章即使重合了，后面的文字還是可以透過油墨顯示出來;而電腦制作的假印章，就會完全擋住下面的文字。

(六) 向有關部門進行調查查證，也可委托律師進行查證落實真偽。

 

19、建筑施工企業在印章管理方面主要存在的問題有哪些?

 

答：(一)印章刻制的業務流程不清晰，沒有審批程序，只要業務需要，領導或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。

 

(二)印章刻制不在公安部門指定的單位進行，不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發生印章使用風險埋下了隱患。

 

(三)個別建筑施工企業沒有印章管理方面的規章制度，使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

 

(四)個別建筑施工企業沒有統一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式，請示完成后，領導審批用印的簽批單由經理辦公室保存，時間長了很容易丟失，無法追溯。個別單位雖有統一的用印臺賬，但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯，形成法律風險。

 

(五)個別建筑施工企業印章保管制度不健全，未設專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風險。

 

(六)個別建筑施工企業為追求收益，允許不具備資質的企業掛靠施工，個別情況下甚至允許掛靠單位使用建筑施工企業印章，一旦掛靠單位出現問題，企業就要承擔相應責任。

 

(七)個別建筑施工企業不重視管理項目部印章，意識不到項目部印章對企業的重要性，項目部印章管理不規范，沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設立項目部印章使用臺賬，形成了項目部印章管理的空白，給企業帶來較大的法律風險。

 

(八)個別建筑施工企業印章被仿冒后，未采取正確的應對措施，放任風險發生，給企業帶來了不可挽回的損失。

 

(五) 個別建筑施工企業在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關閉后，沒有及時收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風險。

(六) 無印章管理制度，或有制度而不執行，無專人負責，無交接制度和記錄隨意使用，甚至人員更替時無印章交接和監交，小項目領導隨身攜帶公章等。

 

20、建筑施工企業印章的保管方面需要采取什么樣的措施?

 

答：首先是建立日常保管制度：

 

(一)建筑施工企業印章采取分級保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管。

 

(二)印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其崗位職責中予以明確。

 

(三)公章應妥善保管，注意安全，采取必要的防范措施，防止損毀、遺失和被盜。

 

其次是明確保管人責任：

 

(一)印章保管人必須妥善保管印章，不得遺失。如遺失，必須及時向建筑施工企業辦公室報告;

 

(二)必須嚴格依照建筑施工企業對印章的使用規定使用印章，未經規定的程序，不得擅自使用;

 

(三)在使用中，保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核，同意的則用印，否決的則退回;

 

(四)檢查印章使用是否與所蓋章的文件內容相符，如不符則不予蓋章;

 

(五) 在印章使用中違反規定，給建筑施工企業造成損失的，由建筑施工企業對違紀者予以處分，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關司法部門處理。

 

三是不定期隨時檢查發現問題及時予以糾正。

21、專人管理公章方面有什么需要注意的嗎?

 

答：專人管理即由建筑施工企業安排專屬的部門或者專職人員管理公章的使用、加印以及登記，該類事項可以制定相應的建筑施工企業內部制度加以完善。

 

目前小型建筑施工企業的公章一般由法定代表人掌控，如果法定代表人本身是建筑施工企業股東，則一般較為穩妥，雖然法定代表人身為股東本身不等同于建筑施工企業，但是從風險防控上由于建筑施工企業利益與股東利益原則上的一致性，所以公章對外加蓋印章法定代表人會比較慎重。公章由專人管理便于公章使用不當時建筑施工企業內部責任的追查，同時專管公章的人建議僅限于行政職能部門或者行政人員，避免公章管理人員與具有對外負責銷售或者采購的人員身份同一，因為后者對外從事商務活動容易使得權利的行使不透明，難以監控其用章的正當性或合理性。

 

22、建筑施工企業印章的使用管理方面需要采取什么措施?

 

答：(一)企業要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對企業管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

 

(二)企業要制定印章管理規定，指定印章歸口管理部門，明確企業各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。

 

(三)企業新注冊設立的單位在領取營業執照后，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。企業臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統一提出，經過法律部門、專業部門審查，報建筑施工企業主要領導審批。經批準后，由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發印章啟用文件，未經啟用的印章不能使用。

 

(四)企業應當建立統一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規定履行審批程序，經過有權部門和企業領導批準。經企業領導批準后，印章使用單位應填寫統一的用印登記表，企業文書人員對用印文件要認真審查，審核與申請用印內容、用印次數是否一致，然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

 

(五)印章保管人員必須加強對印章的保管，未經企業主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

 

(六)禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須經總經理同意，而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數，在文件內容實施后，應再次進行核準登記。公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時，應將文件、資料退回行政部(或辦公室)，辦理登記手續。在使用預先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應承擔相應的工作責任。

 

(七)企業必須定期檢查印章使用情況。企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時采取相應措施。

 

(八)企業應加強對項目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按建筑施工企業行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用權限通知業主、原材料供應商等利益相關方。項目部和企業的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章。

 

(九)企業所屬部門發生變更或被撤銷后，印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬建筑施工企業分公司注銷后，在工商注銷手續完成后，必須收繳建筑施工企業分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;項目部撤銷后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

 

(十)企業在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，企業印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規定解決。基本做法如下：首先，及時向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任;其次，在相關報紙上發布澄清聲明，及時知會潛在客戶;再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，及時撤銷相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當地法院申請撤銷，通過法律途徑進行撤銷。

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